일하는 방식을 혁신하기 위해 행정자치부를 비롯한 여러 정부기관과 기업이 함께 논의하는 제3회 워크 스마트 포럼(Work Smart Forum)이 2015년 11월 19일 서울 강남구 역삼동 '마루180'에서 열렸습니다. 이 자리에서는 기업 세 곳과 행정자치부가 협업을 주제로 발표했습니다.
0 일시: 2015년 11월 19일 목요일 오전 10시~12시
0 장소: 마루180 (서울 강남구 역삼로 180)
0 주제: 조직 성공의 열쇠, 협업 (Collaboration)

1. 마이크로소프트 (발표: 박상현 부장)

기존의 스마트워크를 뛰어넘는, 디바이스와 서비스가 결합되어 일하는 방식을 혁신하는 [프리스타일 워크플레이스]를 구축하였음. 협업은 직원이 자연스럽고 편하게 업무를 할 수 있도록 조직을 적합하게 만드는 것임. (협업 이노베이션) 참여-협업-이노베이션-파워스폰서 격려  및 전사에 성공사례 공유-일하는 방식의 변화의 단계로 이루어짐. (Yammer 도입) 본사 중심의 업무관행에서 벗어나 현장 중심의 소통 강화를 위해 도입. 콜센터 여직원의 경우 스마트폰을 활용하여 업무 불편사항, 고객의 소리, 아이디어 제안 등의 협업을 가능하게 함 (Who Who 스팸 단속 솔루션 탄생 - Yammer 도입 후 직원의 아이디어로 탄생) 개방적 소통문화를 통해 대한민국 스팸을 '후후' 날려버린 아이디어 발굴

2. 콜라비팀 (Collabee Inc.) (발표: 조용상 대표)

Real-time Communication이 아니라, Non Real-time Communication 형태로 소통이 진행될수록 효율성 증대. 카카오톡 같은 리얼타임 커뮤니케이션 메신저는 내가 원할 때가 아닌 상대방이 원할 때 나의 집중을 깨뜨리며 즉시 답변을 원하는 반면, 히스토리 기반 협업도구를 사용하는 Non Real-time Communication은 나에게 집중할 수 있고, 내가 원하는 시간에, 여유있게 답변할 시간을 줌. 필요한 정보만 모아서 업무시간을 반으로 줄여주는 협업도구 콜라비! 협업 커뮤니케이션 측면에서 미팅, 메신저 알림은 깊은 수면을 취하려고 잠을 자고 있는 사람의 수면을 방해하듯 업무에 집중하고 있는 사람에게 방해를 하는 것이다. 집중을 위한 Zone에 들어가는 시간은 최소 15분! 방해받지 않는 연속적인 시간이 필요하며 자투리 시간은 쓸모없게 된다. (피터드러커)

3. Toss Lab (발표: 김대현 이사)

사람들은 40% 이하의 시간만을 업무에 적합하게 사용 중. 94%의 리더들은 현재의 커뮤니케이션 방식이 업무 생산성을 저하시킨다고 생각. 이메일은 현재 그룹 커뮤니케이션에 있어 비효율적임. 파일을 공유하는 데 시간이 오래 걸리고, 수신자를 첨가하거나 계속 답장을 주고받을 때 제목이 길어짐. 이메일을 빨리 주고 받더라도 1시간에 5번 정도. 카카오톡에서는 업무와 사생활이 혼재되고, 업무 대화방에 실수로 글을 올리는 경우도 발생함. JANDI는 업무와 사생활과 분리되어 효율성과 실시간성을 만족시키면서 효율적인 업무진행이 가능함. 대화를 중심으로 한 업무전용 메신저로서, 여러 기능을 한 데 모아놓음.

활용사례
    - KOTRA: 메일 80% 감소,  250개 바이어와 128개 무역관을 6명의 사원이 상대
    - 티몬: 메일 80% 감소, 정기적 회의 중 25%가 사라짐
    - 닥터하우스: "언제든 최종본, 수정내역을 모아서 볼 수 있어 편리했다"

JANDI는 업무를 simple(간편)하고 product(생산적)으로 그리고 fun(재미)있게 만들자는 mission을 가지고 있음.

4. 행정자치부 (발표: 서주현 과장)

그간 정부 부처, 지방자치단체별로 문서관리, 지식관리, 메일 등을 각기 운영해 왔습니다. 2016년부터는 정부 내에서 부처, 지자체 별로 나누어진 시스템을 하나로 묶어, 지금보다 더 공무원들이 소통하고 협업하여 일할 수 있게 됩니다. 또한 정부가 가진 정보를 국민에게 공개하고, 이를 통해 창업하고 일자리를 만들어 가는 일을 지원합니다. 정책을 만드는 단계부터 국민이 참여하여 전문가와 함께 공공서비스를 직접 디자인하는 일이 늘어나고 있습니다. 이런 일들이 '정부3.0' 입니다.