016.02.26.(금) 발표자료와 토의내용을 공유합니다.

1. 에어비앤비

에어비앤비는 자신의 집을 공유하는 숙박 공유경제로 유명하고, 최근  미국에서 가장 일하고 싶은 기업 1위에 선정되었습니다. 에어비앤비의 사무실 공간혁신에 대해 이상현 총괄이 발표하였습니다.

미국 본사 직원들은 누구나 앉아서, 서서, 심지어 누워서도 일할 수 있고 매일 본인이 원하는 자리에서 일할 수 있습니다. 고정된 자리 없이 매일 새로운 자리에 앉으면서, 새로운 사람과 대화하고 업무도 배웁니다. 대학생들이 스타벅스, 집에서 노트북, 스마트폰으로 공부를 하고 있는것과 비슷합니다.

에어비앤비 직원들 중에는 고객 상담원들이 많습니다. 상담원을 대상으로 무엇이 힘든지 묻자, 같은 공간에서 일하는 것이 너무 싫다는 결과가 나왔습니다. 상담원이 누워서 일하고, 서서 일할 수 있게 하니 불평이 없어지고 스트레스도 덜 받게 되었습니다.

한국 사무실도 서서 일할 수 있고, 먼저 온 사람이  노트북을 가지고 이동하면서 어디서든 일 할 수 있습니다. 그림은 빌려서 걸어 놓고, 1층 휴게실은 직원들이 직접 꾸밉니다. 소통과 협력이 잘될 수 있는 공간이 되고 있음. 옆에 있는 사람과 대화하고, 음식을 먹고, 강아지도 데리고 올 수 있습니다. 회사가 자기 집처럼 편하고, 가고 싶은 마음이 들어야 다른 사람을 위해서도 열심히 일 할 수 있다고 생각합니다.

2. 경기도 시흥시

바라지와 산업단지가 공존하는 생명도시 경기도 시흥시입니다. ‘공간혁신으로 현장행정 이루다’라는 제목으로 시흥시 기획평가담당관 김영진 과장이 발표하였습니다.

일하는 방식 개선의 일환으로 공간혁신을 추구하고 있습니다. 공간혁신을 시작하는 단계로, 지난해부터 시청과 대야신천 행정센터, 도서관 등의 구조를 바꾸고 있습니다.

간부와 직원의 구분 없이 좌석을 배치하고, 부서 간의 벽과 개인 간의 칸막이를 없애면서 추가로 확보한 공간을 새로운 용도로 활용하고 있습니다. 2.5톤의 칸막이를 없애고 넓은 공간을 확보하여, 소통 및 휴게공간으로 활용합니다. 창고로 쓰던 공간과 사용빈도가 낮은 공간을 다목적 회의공간 상상터로 만들었고, 회의장 좌석은 직원들이 둥그렇게 모여앉을 수 있도록 놓았습니다. 기존 동장실은 일자리 상담실과 주민 소통공간으로 개방하였습니다.

처음에는 다소 불편하였으나, 점차 소통이 활발해지고 옆 직원 및 부서 간의 시너지 효과가 나면서, 의사결정 속도도 빨라지고 있습니다.

3. 행정자치부

정부의 일하는 방식을 개선하고, 정부의 청사 공간을 관리하는 행정자치부입니다. '공공부문에 스마트 오피스를 확산합니다'를 주제로 서주현 협업행정과장이 발표하였습니다.

행정자치부 본부 11층 스마트 오피스에서는 50여 명이 일하는데, 칸막이가 없고 책상 배치가 자유로워 자리만으론 직급을 짐작하기 어렵습니다. 재작년부터 서서 일하는 직원도 여럿 있습니다. 업무환경을 바꾼 뒤 직원 간 소통이 활발해졌고, 수평적인 문화로 바뀌고 있는 것을 느낍니다.

청사 개편이나 이전 계획이 있는 공공기관을 대상으로 업무환경 개선을 위한 컨설팅에도 나설 예정입니다. 각 기관의 수요를 조사한 뒤, 전문가 그룹과 함께 스마트 오피스 확산을 위한 컨설팅을 실시합니다.

공간혁신 선도기관을 방문해 벤치마킹하는 일도 더욱 확대합니다. 그간 행자부는 네이버, 카카오, 유한킴벌리 등 국내기업은 물론, 구글, 마이크로소프트, 에어비앤비 등 혁신적인 사무환경을 지닌 글로벌 기업의 한국 사무소도 방문했습니다. 앞으로도 주기적으로 선도기관을 방문하는 한편, 우수사례를 정리해 공공기관에 수시로 배포할 계획입니다.

공공기관에 스마트 오피스를 확산함으로써, 일하는 방식을 혁신하여 정부3.0이 지향하는 유능한 정부를 달성하기를 기대합니다.

4. 한국농어촌공사

공공기관 최초로 스마트워크를 도입하여 공공분야의 일터혁신을 선도하고 있는 한국농어촌공사입니다. 「한국농어촌공사 공간 혁신 우수사례」 라는 제목으로 이영훈 부장이 발표하였습니다.

나주 혁신도시로 본사를 이전하는 과정을 일하는 방식을 혁신하는 계기로 삼아 전 임직원이 함께 즐겁게 일할 수 있는 스마트 직장의 성공모델을 만들고자 하였습니다.

직급 구분없이 좌석을 배치하고 칸막이를 없앴으며, 임원용 공간을 반으로 줄이고 협업 공간을 다섯 배로 늘렸습니다. (9개 -> 49개) 클라우드 시스템을 구축하고, 앱을 통해 모바일로 보고하고, 원격 영상회의를 진행하면서 신속하게 의사결정을 하고 있습니다. 복지공간을 10배로(230평방미터 -> 2,374평방미터) 확대하였고, 가족친화 우수기업으로 인증 받았습니다. 그 결과, 2015년 1인당 노동생산성이 전년 대비 8퍼센트 증가하였습니다.

수원의 경기지역본부는 업무공간을 자유롭게 선택할 수 있도록 변동좌석제를 운영하고 있고, 유무선통합시스템(FMC)을 도입하여 유선전화 없이 일하고 있습니다. 다른 지역에서 파견나온 직원들이 일할 수 있는 Flex-Space를 구축하였고, 클라우드 시스템과 VDI 기술로 이를 뒷받침 하고 있습니다.

※ FMC (Fixed Mobile Convergence): 유선·무선전화를 결합하는 서비스. 업무용 번호로 전화가 걸려오면 앱을 통해 개인 스마트폰으로 받으면서, 고객만족 및 업무처리를 효율화하였다.

무엇보다 설계 및 건축과정에 직원 참여를 보장하였습니다. 수시로 직원들의 의견을 수렴하고, 요구사항을 경청하였습니다. 그 결과 스마트 오피스에 대한 직원 만족도가 96%에 이릅니다.

5. 김홍진 단장

경기도 시흥시와 한국농어촌공사의 공간 개편에 큰 역할을 한 김흥진 단장(전 KT 사장)이 발표하였습니다.

Work Place 개선을 위해서는 제도, 문화, IT(클라우드, 모바일, Conferencing, Telephony), 공간(Function, 가구)을 함께 고려해야 합니다. 비용 대비 효과를 분석해야 하고, 직원만족도와 대민 서비스를 높이는 것을 목표로 삼아야 합니다.

건축 시 층수를 최대한 낮게 설계하고, 엘리베이터 같은 코어공간은 한복판이 아니라 가장자리에 배치하여 활용가능한 공간을 늘려야 하며, 코어 부근에 허브 영역(소통/협업)을 만들 필요가 있습니다. 파티션을 없애고 실국장 등 간부급의 사무실을 최소화 하며, 복지공간을 확충하는 것이 바람직합니다. 또한 건축 프로세스를 <개념토의→제안→개념설계→반복수정→공모> 순으로 재정의하는 것이 바람직합니다.